Sauvegarde des données : un enjeu pour les architectes et les professionnels du bâtiment

Perdre des mois, voire des années de travail à cause d’une manipulation malheureuse… Se faire voler et rançonner des plans, des données, des contrats… Quel architecte n’en a pas fait des cauchemars ? Les cabinets d’architectures et les acteurs du BTP manient de très importants volumes de documents, tous précieux. Conception, administration, suivi client, la sauvegarde des données en ligne est désormais incontournable dans la gestion d’un chantier, mais elle n’est évidemment pas sans risque. On ne peut jamais exclure un problème informatique, un vol de données ou même une cyberattaque. Les cyberattaques se sont multipliées ces dernières années, et même singulièrement ces derniers mois, avec la pandémie de Covid-19. Dès lors, comment assurer la sécurité de vos données ?

La dématérialisation des données, une nécessité incontournable

Les projets immobiliers sont des projets particulièrement complexes, qui s’inscrivent dans le temps long et génèrent une grande quantité de documents et de dossiers. Plans divers, documents techniques, documents administratifs… Pour ne pas manier au quotidien des kilos de papier, les professionnels se tournent désormais vers la numérisation. La dématérialisation présente de nombreux avantages, surtout lorsqu’elle s’accompagne de solutions de partage en ligne.

Ainsi, le classement des dossiers devient plus facile et peut être historisé. Quelques secondes de recherche permettent de retrouver le dossier demandé. La base de données est consultable depuis n’importe quel appareil. Tous les acteurs du projet peuvent voir les documents à tout instant, en fonction des droits d’accès dont ils disposent. La traçabilité des échanges permet de sécuriser les données de chacun, et de savoir qui intervient sur un fichier. La gestion des délais et le suivi des actions deviennent très simples, et s’opèrent en temps réel.

Dans un projet de construction, le temps est en effet une contrainte forte : délais imposés, synchronisation des intervenants… La coordination et le suivi des actions sont cruciaux pour assurer l’efficacité de l’ensemble. La gestion des nombreux contrats s’avère particulièrement délicate. Elle implique de nombreux échanges, que la dématérialisation permet de tracer et d’historiser sans effort.

La numérisation des documents accélère aussi considérablement les délais d’échange, permettant de gagner en efficacité. En effet, dans son cabinet, depuis son ordinateur, l’architecte peut en quelques secondes consulter un plan de façade, de réseaux ou un suivi topographique. Sur le chantier, grâce à une simple tablette ou un smartphone, le maître d’œuvre a accès aux mêmes documents ainsi qu’à toutes les autres ressources qui lui sont nécessaires. Chacun des acteurs peut ainsi se coordonner avec l’ensemble des participants au projet.

Quels critères pour vos solutions de partage et de sauvegarde des données ?

Avant de choisir une solution de partage, le professionnel de la construction doit toutefois examiner plusieurs critères. En effet, toutes les solutions ne permettent pas de partager des documents avec la même fluidité et la même liberté. Les documents relatifs à un projet de construction sont des documents volumineux, vidéos, images hautes définitions ou plans. La solution de partage choisie doit donc pouvoir prendre en compte ces fichiers particulièrement lourds. Elle doit également proposer des solutions de partage sans limites, car les échanges sont incessants autour d’un projet immobilier. Client, architecte, maître d’œuvre, maître d’ouvrage, chacun peut à tout moment avoir besoin de consulter les documents du projet.

Autre point d’attention indispensable, bien sûr, la sécurité des données. Les documents relatifs à un projet immobilier sont sensibles, ils doivent être protégés. Vos contrats, vos plans, les données personnelles de vos clients… Il existe des exigences de sécurité particulière pour les données personnelles, précisées dans le RGPD. Or les risques liés à la cybercriminalité sont bien réels, et plus importants que jamais. Mais ils ne sont pas les seuls à peser sur vos données. Un aléa informatique n’est jamais exclu ; panne, vol ou casse de matériel…

Enfin, la solution dématérialisée choisie doit permettre la traçabilité des données et des sauvegardes, ainsi que la possibilité de moduler les autorisations d’accès en fonction des besoins. Qui a accès à tel document, qui possède un droit de modification, quelle est la dernière modification en date… Ces informations sont capitales pour votre gestion de projet. Une fois ces différents points établis, il ne reste plus qu’à trouver le logiciel correspondant à vos attentes.

NeoBe, une sauvegarde des données en ligne sécurisée

Le logiciel NeoBe répond à tous ces besoins. C’est un logiciel de sauvegarde en ligne des données professionnelles. Mac ou PC, il s’adapte à votre environnement. Il permet une sauvegarde automatique de vos données, à la fois localement et en ligne. La sauvegarde en ligne s’opère sur des serveurs sécurisés, situés en France. En cas de perte de données, la restauration est accessible à tout moment et garantie par une assurance. De plus, nous vous accompagnons gratuitement dans les opérations de paramétrage de l’application, de sauvegarde et de restauration de vos données.

Par ailleurs, NeoBe historise toutes vos sauvegardes, et gère les différentes versions de vos documents. Chaque sauvegarde fait l’objet d’un bilan, que vous pouvez consulter à tout moment. De plus, avec NeoBe, vous pouvez sauvegarder vos documents professionnels sans limites de volume. Projets, plans, appels d’offres, comptabilité, documents commerciaux, CRM, ERP, boîtes mail… Vos plus gros fichiers peuvent bénéficier de la sauvegarde à distance. Enfin, votre licence d’utilisation s’applique à tous les postes de votre entreprise.

Neobe vous garantit donc une solution de partage sereine, efficace et bien dimensionnée à vos besoins. Et ce en toute sécurité.